Privacy Statement NVKF

Privacy Statement Nederlandse Vereniging voor Klinische Fysica

Versie 17 mei 2018

1. INLEIDING

De Nederlandse Vereniging voor Klinische Fysica (NVKF) is verwerkingsverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die de NVKF bij aanmelding van haar leden heeft ontvangen. Daarnaast is de NVKF verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de NVKF zelf, al dan niet via haar digitale kanalen (o.a. de website), verzamelt.

De NVKF is gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 en staat ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40476985.

De NVKF is lid van de Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”), gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL). Indien u klinisch fysicus bent, bent u door het lidmaatschap van NVKF automatisch aangeslotene van de Federatie. Indien u in dienstverband werkzaam bent, dan bent u voor zover gewenst tevens lid van de LAD (Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband).

De leden van de NVKF alsmede de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen moeten erop kunnen vertrouwen dat de NVKF zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De NVKF is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie.

In dit privacy statement beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u, als lid van de NVKF verzamelen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

2. PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN EN VERWERKINGSGRONDEN

Persoonsgegevens

De NVKF ontvangt uw persoonsgegevens of heeft uw persoonsgegevens in het verleden ontvangen, bij uw aanmelding als lid van de NVKF. Daarnaast kan de NVKF persoonsgegevens van u ontvangen hebben via overeenkomsten, correspondentie en gegevens die de NVKF verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de NVKF of via haar andere (digitale) kanalen of organisatie van activiteiten (bijvoorbeeld een congres).

Een persoonsgegeven is ieder gegeven dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn.

In het kader van de aanmelding van onze leden verzamelen wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

  1. NAW-gegevens (titel(s); voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel achternaam; privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land);
  2. Overige persoonskenmerken (geslacht; geboortedatum);
  3. Specialisme gegevens (subspecialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam en adres organisatie/instelling waar lid werkzaam is; typering van het dienstverband;
  4. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé en werk; e-mail privé en werk);
  5. Administratiegegevens ((uniek)lidmaatschapsnummer; bankgegevens).

 

Doeleinden van de gegevensverwerking

De NVKF verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Het voeren van een ledenadministratie door de NVKF en een administratie van aangeslotenen door de Federatie alsmede ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van de NVKF en de Federatie;
  2. Om achterbanpeilingen te faciliteren en te coördineren in het kader van collectieve belangenbehartiging door de NVKF en de Federatie;
  3. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de leden en de (plaatsvervangend) vertegenwoordigers in commissies/werkgroepen/raden/algemene vergadering van de NVKF en de Federatie;
  4. Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit de NVKF en de Federatie toe te sturen, welke van belang kunnen zijn voor de leden, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven en om u per post via de Federatie toe te zenden;
  5. Voor historische, statistische en archiefdoeleinden;
  6. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de website van de NVKF of andere (digitale) kanalen.

 

Grondslagen van de gegevensverwerking

De NVKF waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

  • De verwerking van uw persoonsgegevens door de NVKF is noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de NVKF en uw status van aangeslotene bij de Federatie. Als lid en aangeslotene heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de NVKF alsmede de Federatie uw persoonsgegevens verwerken. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van ‘een overeenkomst’ die u als lid en aangeslotene bent aangegaan met de NVKF en de Federatie.
  • De NVKF verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de NVKF, de Federatie en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de NVKF, de Federatie en die derden.
  • Indien de Federatie uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijke toestemming.

 

De NVKF maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens of tot stand komt met toepassing van profiling.

3. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij verstrekken voor zover u medisch specialist (klinisch fysicus) bent (bepaalde van) door ons verzamelde persoonsgegevens aan de Federatie. De Federatie verstrekt op haar beurt uw persoonsgegevens aan de KNMG en de LAD-voor zover u daarvan lid bent geworden- die noodzakelijk zijn voor communicatie met u en het realiseren van de statutaire doelstellingen van de KNMG en de LAD. De Federatie kan uw gegevens ook nog aan andere partijen verstrekken. Voor de wijze waarop de Federatie omgaat met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar het privacy statement van de Federatie (https://www.demedischspecialist.nl/privacy-statement).

De NVKF deelt uw persoonsgegevens met de Stichting OKF ten behoeve van het bijhouden van het (herregistratie)register. De NVKF verstrekt uw persoonsgegevens aan Xaurum (PE-online) ten behoeve van registratie van (na)scholingsactiviteiten en (her)registratie als klinisch fysicus. Uw persoonsgegevens worden tevens beschikbaar gesteld aan Cantrijn ten behoeve van de ledenadministratie en aan Linku ten behoeve van het tonen van de ledenlijst in de NVKF website. Uw e-mailadres wordt beschikbaar gesteld aan MailChimp (The Rocket Science Group, LLC) ten behoeve van het toezenden van NVKF nieuwsbrieven en aan MT-integraal ten behoeve van toezending van het digitale tijdschrift MT-Integraal (www.mtintegraal.nl). Indien u geregistreerd staat als “in opleiding” en hiervoor toestemming heeft gegeven op het aanmeldingsformulier van de NVKF worden uw persoonsgegevens ook verstrekt aan De Jonge Specialist.

Indien u namens de NVKF zitting neemt in een werkgroep of commissie om mee te werken aan kwaliteitsprojecten en -beleid van de NVKF of van de Federatie kan de NVKF uw persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk is met het oog op uw deelname, verstrekken aan het Kennisinstituut van Medisch Specialisten B.V. (“het Kennisinstituut”), alsmede aan de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (“SKMS”). Deze organisaties kunnen zelf ook uw toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op uw deelname. Tevens worden uw gegevens gedeeltelijk (bijv. naam en titels) getoond op o.a. de werkgroep- en/of commissie-pagina van de website van de NVKF.

Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van de NVKF uw persoonsgegevens verwerken. U kunt hierbij denken aan het laten verzenden van nieuwsbrieven of de organisatie van een congres. Deze derden zijn verwerkers van de NVKF en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van de NVKF en voor geen enkel ander doel. Indien de NVKF verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en de NVKF daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

4. BEWAARTERMIJNEN

Uw gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende uw lidmaatschap van de NVKF en zolang u uit dien hoofde ook aangeslotene bent van de Federatie. Uw persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw lidmaatschap door de NVKF nog slechts bewaard voor historische, statistische en archiefdoeleinden.

5. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

De NVKF heeft passende technische- en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Binnen de NVKF kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

Uw persoonsgegevens zijn voor alle NVKF-leden zichtbaar in de ledenlijst op de NVKF website. De zichtbaarheid van uw privégegevens kunt u desgewenst zelf aanpassen in de ledenlijst.

6. REGLEMENT VERWERKING PERSOONSGEGEVENS EN WIJZIGING VAN ONS PRIVACY-BELEID

De wetenschappelijke verenigingen, de Federatie alsmede aan de Federatie gelieerde entiteiten hebben in een Reglement Verwerking Persoonsgegevens de jegens elkaar geldende rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden vastgelegd met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de leden en de aangeslotenen.

In het Reglement Verwerking Persoonsgegevens is voorts vastgelegd op welke wijze, voor welke doeleinden en op welke grondslagen voornoemde partijen persoonsgegevens van de leden van de wetenschappelijke verenigingen en de aangeslotenen verwerken. Verder bevat het Reglement Verwerking Persoonsgegevens onderlinge afspraken over het uitvoeren van rechten van betrokkenen en maatregelen die partijen nemen ter waarborging van de privacy van de leden van de wetenschappelijke verenigingen en de aangeslotenen.

Op uw verzoek kan de Federatie u een afschrift verstrekken van het Reglement Verwerking Persoonsgegevens.

De NVKF kan het privacy statement conform de daarvoor geldende (statutaire) regelingen en procedures wijzigen. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.

7. UW RECHTEN

U heeft het recht de NVKF te verzoeken om:

  • inzage te geven in uw persoonsgegevens;
  • uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
  • uw persoonsgegevens te beperken;
  • uw persoonsgegevens door te geven aan u of een derde.

 

Indien en voor zover de NVKF uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. De verwerking van uw persoonsgegevens is evenwel noodzakelijk om lid te kunnen zijn van de NVKF en aangeslotene te zijn van de Federatie.

Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de NVKF bezwaar te maken.

Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren.

U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. CONTACT

Indien u vragen heeft over dit privacy statement kunt u contact met ons opnemen via: secretariaat@nvkf.nl

Mocht u geen berichten van de NVKF willen ontvangen dan kunt u zich daarvoor afmelden via de mogelijkheid die daartoe wordt geboden onderaan elke mailing van de NVKF aan u en via een bericht aan het secretariaat.

9. COOKIES, GOOGLE ANALYTICS, SOCIAAL MEDIA BUTTONS EN LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

Cookies

De NVKF maakt gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van haar websites en app. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de websites worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van onze websites of app kunnen cookies worden geplaatst en kan door de NVKF toegang tot die cookies worden verkregen. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop staan niet beschadigen.

Wij gebruiken zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies, bijvoorbeeld YouTube, om het mogelijk te maken (embedded) video’s op onze websites te tonen). Eigen cookies zijn door of voor ons gemaakt, worden door ons op uw computer, tablet of telefoon geplaatst en alleen wij hebben toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door hun gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van derden kunnen tijdelijk of permanent op u computer, tablet of telefoon worden geplaatst.

 

Google Analytics

De NVKF maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van haar websites en app. Google Analytics plaatst een permanente cookie op uw computer, tablet of telefoon. De door het cookie verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan de NVKF ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan de NVKF aanpassingen maken op haar websites, app en service.

 

Sociale media buttons

Op de websites wordt gebruik gemaakt van sociale media buttons, bijvoorbeeld van Twitter. Via deze buttons kunt u informatie van de websites delen met anderen of aanbevelen. Via de sociale media buttons worden door derde partijen cookies geplaatst. Deze cookies kunnen uw gebruiksgemak optimaliseren maar ook uw surfgedrag volgen.

Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsten van cookies aanpassen. U kunt uw instellingen zo aanpassen dat u tijdens het volgende bezoek aan de websites of app geen cookies ontvangt of dat u een melding krijgt wanneer er een nieuw cookie naar uw computer, tablet of telefoon wordt gestuurd. Ook kunt u via uw browser cookies verwijderen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de websites of app van de NVKF gebruik kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.

 

Links naar andere websites

Op de websites kunnen links staan naar andere websites waar de NVKF geen toezicht op houdt. De NVKF is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.