Privacy Statement NVKF

Versie 9 september 2021

1. INLEIDING

De Nederlandse Vereniging voor Klinische Fysica (NVKF) is de wetenschappelijke verenging voor klinisch fysici, personen in opleiding tot klinisch fysicus en personen die betrokken zijn bij of belangstelling hebben voor de klinische fysica.

De NVKF is gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 en staat ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40476985.

De NVKF is verwerkingsverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die de NVKF:

  • (bij aanmelding) van haar leden heeft ontvangen;
  • verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de NVKF of andere digitale kanalen of organisatie van activiteiten;
  • ontvangt van de Stichting OKF in het kader van uw (her)registratie;
  • ontvangt van het Kennisinstituut of Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (SKMS) indien u namens de NVKF deelneemt in een werkgroep en wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en –beleid.

De NVKF is lid van de Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”), gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL). Indien u praktiserend klinisch fysicus (gewoon lid) bent, bent u door het lidmaatschap van de NVKF automatisch aangeslotene van de Federatie.

De leden van de NVKF alsmede de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen moeten erop kunnen vertrouwen dat de NVKF zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De NVKF is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie.

In dit privacy statement beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u ontvangen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

 

2. PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN EN VERWERKINGSGRONDEN

Persoonsgegevens

De NVKF ontvangt uw persoonsgegevens of heeft uw persoonsgegevens in het verleden ontvangen, bij uw aanmelding als lid van de NVKF. Daarnaast kan de NVKF persoonsgegevens van u ontvangen hebben via overeenkomsten, correspondentie en gegevens die de NVKF verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de NVKF of via haar andere (digitale) kanalen of organisatie van activiteiten (bijvoorbeeld een congres).

Een persoonsgegeven is ieder gegeven dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn. De NVKF verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  1. NAW-gegevens: titel(s); voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land;
  2. Overige persoonskenmerken: geslacht; geboortedatum;
  3. Specialisme gegevens: subspecialisme(n); (her)registratie gegevens; naam organisatie/instelling waar lid werkzaam is; typering van het dienstverband;
  4. Communicatiegegevens: telefoonnummer (mobiel) privé en/of werk; e-mail privé en/of werk;
  5. Administratiegegevens: (uniek)lidmaatschapsnummer; facturatiegegevens (bankgegevens).

Doeleinden van de gegevensverwerking

De NVKF verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Het voeren van een ledenadministratie van de NVKF en ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van de NVKF;
  2. Het faciliteren en coördineren van achterbanpeilingen in het kader van (collectieve) belangenbehartiging door NVKF onder meer op het gebied van beroepsbelangen, kwaliteit, opleiding, wetenschap en innovatie;
  3. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen leden en de (plaatsvervangend) vertegenwoordigers van commissies, werkgroepen, kringen en raden van de NVKF;
  4. Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit de NVKF toe te sturen welke van belang kunnen zijn voor de leden, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven of magazines;
  5. Voor historische, statistische en archiefdoeleinden;
  6. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de website van de NVKF of andere (digitale) kanalen die de NVKF gebruikt.

Grondslagen van de gegevensverwerking

De NVKF waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

  • De verwerking van uw persoonsgegevens door de NVKF is noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de NVKF. Als lid heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de NVKF uw persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die u als lid bent aangegaan met de NVKF.
  • De NVKF verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de NVKF en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de NVKF en die derden.
  • Indien de NVKF uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijke toestemming.

De NVKF maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens en/of tot stand komt met toepassing van profiling.

 

3. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

De NVKF gaat discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (directe) marketingdoeleinden. De NVKF verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden om haar verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen, om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat de NVKF daartoe wettelijk is gehouden.

Federatie

Wij verstrekken voor zover u praktiserend klinisch fysicus (gewoon lid) bent (bepaalde van) door ons verzamelde persoonsgegevens aan de Federatie. De Federatie kan uw gegevens ook nog aan andere partijen verstrekken. Voor de wijze waarop de Federatie omgaat met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar het privacy statement van de Federatie (https://www.demedischspecialist.nl/privacy-statement).

De Jonge Specialist (DJS)

Wij verstrekken voor zover u lid in opleiding bent (bepaalde van) door ons verzamelde persoonsgegevens aan De jonge Specialist (DJS), voor zover u daarvan lid bent geworden bij aanmelding van uw lidmaatschap van de NVKF. DJS kan uw gegevens ook nog aan andere partijen verstrekken. Voor de wijze waarop DJS omgaat met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar het privacy statement van DJS (https://dejongespecialist.nl/privacybeleid/).

LAD

De Federatie en DJS verstrekken op hun beurt uw persoonsgegevens aan de LAD, voor zover u daarvan lid bent geworden bij aanmelding van uw lidmaatschap van de NVKF. De LAD zal uw persoonsgegevens verwerken met het oog op het aanbieden van hun (collectieve) diensten aan u en met het oog op het realiseren van de statutaire doelstellingen van de LAD. Voor de wijze waarop de LAD omgaat met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar het privacy statement van de LAD (https://www.lad.nl/privacy-statement/).

Stichting OKF

Indien u praktiserend klinisch fysicus (gewoon lid) bent verstrekt de NVKF uw persoonsgegevens (deels) aan de Stichting OKF ten behoeve van uw herregistratie conform het reglement van de NVKF. Uw persoonsgegevens worden aan Xaurum (PE-online) verstrekt ten behoeve van registratie van (na)scholingsactiviteiten en het bijhouden van uw (her)registratie als klinisch fysicus in het register. Het (her)registratie register is een openbaar register waarin uw naam, registratienummer, subspecialisme en instituut te vinden is.

Kennisinstituut en SKMS

De NVKF kan in voorkomende gevallen uw persoonsgegevens verstrekken aan het Kennisinstituut van Medisch Specialisten B.V. (Kennisinstituut) of de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (SKMS) doch uitsluitend indien en voor zover u door een van deze organisaties wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en -beleid van de NVKF of de Federatie. Deze organisaties kunnen zelf ook uw toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op uw deelname. Tevens worden uw gegevens (bijv. uw naam) getoond op o.a. de werkgroep- en/of commissie-pagina van de website van de NVKF. Voor de wijze waarop het Kennisinstituut of SKMS omgaan met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar de privacy verklaringen van deze organisaties.

Ledenadministratie, website en digitale kanalen

De NVKF maakt gebruik van de verenigingsondersteuning van Cantrijn B.V. Uw persoonsgegevens worden beschikbaar gesteld aan Cantrijn B.V. ten behoeve van de ledenadministratie van de NVKF. Tevens worden uw gegevens aan LinkU beschikbaar gesteld ten behoeve van het tonen van de ledenlijst in de NVKF website. Uw e-mailadres wordt beschikbaar gesteld aan MT-integraal ten behoeve van toezending van het digitale tijdschrift MT-Integraal (www.mtintegraal.nl). Ten slotte gebruikt de NVKF diverse digitale systemen waarin beperkt persoonsgegevens (m.n. emailadressen) worden opgenomen. Dit zijn onder andere MailChimp (The Rocket Science Group, LLC) ten behoeve van het toezenden van NVKF nieuwsbrieven en Teams en Zoom voor het faciliteren van digitale overleggen.

Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van de NVKF uw persoonsgegevens verwerken. U kunt hierbij denken aan het laten verzenden van nieuwsbrieven of de organisatie van een congres. Deze derden zijn verwerkers van de NVKF en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van de NVKF en voor geen enkel ander doel. Indien de NVKF verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerker conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en de NVKF daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

 

4. BEWAARTERMIJNEN

Uw gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende uw lidmaatschap van de NVKF en zolang u uit dien hoofde ook aangeslotene bent van de Federatie. Uw persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw lidmaatschap niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of zolang de NVKF bij wet verplicht is om te doen. Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens nog slechts bewaard voor historische, statistische en archiefdoeleinden.

 

5. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

De NVKF treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Binnen de NVKF kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers van Cantrijn B.V. die hier gelet op hun functie noodzakelijkerwijs toegang toe moeten hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Tevens kunnen bestuursleden van de NVKF uw persoonsgegevens inzien in de ledenadministratie.

Een beperkt deel van uw persoonsgegevens zijn voor NVKF-leden zichtbaar in de ledenlijst op de NVKF website. Uw privégegevens worden niet getoond in de ledenlijst.

 

6. WIJZIGING VAN ONS PRIVACY-BELEID

De NVKF kan dit privacy statement wijzigen conform de daarvoor geldende (statutaire) regelingen en procedures. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.

 

7. UW RECHTEN

U heeft het recht de NVKF te verzoeken om:

  • inzage te geven in uw persoonsgegevens;
  • uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
  • uw persoonsgegevens te beperken;
  • uw persoonsgegevens door te geven aan u of een derde.

Indien en voor zover de NVKF uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. De verwerking van uw persoonsgegevens is evenwel noodzakelijk om lid te kunnen zijn van de NVKF en aangeslotene te zijn van de Federatie.

Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de NVKF bezwaar te maken.

Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren.

U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

8. COOKIES, GOOGLE ANALYTICS, SOCIAAL MEDIA BUTTONS EN LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

Cookies

De NVKF maakt op haar website gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de websites worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van onze website kunnen cookies worden geplaatst en kan door de NVKF toegang tot die cookies worden verkregen. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop staan niet beschadigen.

Wij gebruiken zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies, bijvoorbeeld YouTube om het mogelijk te maken (embedded) video’s op onze websites te tonen). Eigen cookies zijn door of voor ons gemaakt, worden door ons op uw computer, tablet of telefoon geplaatst en alleen wij hebben toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door deze derden gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van derden kunnen tijdelijk of permanent op u computer, tablet of telefoon worden geplaatst.

Google Analytics

De NVKF maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van haar website. Google Analytics plaatst een permanente cookies op uw computer, tablet of telefoon. De door de cookies verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan de NVKF ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan de NVKF aanpassingen maken op haar digitale kanalen.

Sociale media buttons

Op de website wordt gebruik gemaakt van sociale media buttons, bijvoorbeeld van Twitter. Via deze buttons kunt u informatie van de websites delen met anderen of aanbevelen. Via de sociale media buttons worden door derde partijen cookies geplaatst. Deze cookies kunnen uw gebruiksgemak optimaliseren maar ook uw surfgedrag volgen.

Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsten van cookies aanpassen. U kunt uw instellingen zo aanpassen dat u tijdens het volgende bezoek aan de website geen cookies ontvangt of dat u een melding krijgt wanneer er nieuwe cookies naar uw computer, tablet of telefoon worden gestuurd. Ook kunt u via uw browser cookies verwijderen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de website van de NVKF gebruik kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.

Links naar andere websites

Op de website kunnen links staan naar andere websites waar de NVKF geen toezicht op houdt. De NVKF is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.

 

9. CONTACT

Indien u vragen heeft over dit privacy statement kunt u contact met ons opnemen via:

secretariaat@nvkf.nl

 

Mocht u geen berichten van de NVKF willen ontvangen dan kunt u zich daarvoor afmelden via de mogelijkheid die daartoe wordt geboden onderaan elke mailing van de NVKF aan u en via een bericht aan het secretariaat.